استفن کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر محور اصلی تفکر را در یک ماتریس 2*2 شرح می دهد:
«یک سوال: کدام کار است که اگر بتوانید بر اساس برنامه ای منظم انجام بدهید, تغییر بسیار مهم و مثبتی در زندگی شخصی شما بوجود خواهد آورد؟
بعداً به این سوال بر خواهیم گشت.
دو عامل تعریف کننده یک فعالیت عبارتند از فوریت و اهمیت. فوریت یعنی اینکه باید به فعالیتی فوراً توجه کرد. مثلاً توجه به زنگ یک تلفن یک فوریت است. موضوعات فوری غالباً قابل لمس و مشاهده هستند و به ما فشار می آورند که در موردشان کاری بکنیم. این کارها اغلب خواسته دیگرانند و انجامشان غالباً دلپذیر, آسان و سرشار از تفریح و شادی است, اما در اکثر مواقع کارهای بی اهمیتی هستند.
برخلاف فوریت, اهمیت با نتایج سروکار دارد. هنگامی که فعالیتی اهمیت دارد, به پیام زندگی شما, ارزش ها و اهدافی که بالاترین اولویت را برای آنها قائل هستید, مربوط می شوند.
|
ماتریس مدیریت زمان |
غیر فوری |
|
|
با اهمیت |
1 |
2 |
|
بدون اهمیت |
3 |
4 |
در مربع یک مواردی که هم مهم و هم فوری هستند, قرار می گیرند. ما فعالیت های مربع یک را معمولاً بحران یا مسئله می نامیم. موارد موجود درمربع یک بسیاری از افراد را مشغول نگه می دارند و انرژی و وقت آنها را هدر می دهند. تا زمانی که روی مربع یک متمرکز باشند, این مربع همواره بزرگتر و بزرگتر می شود تا جایی که بر همه زندگی شان سایه می افکند. تنها کاری که این افراد برای آرامش خود انجام می دهند این است که به فعالیت های بی اهمیت و غیرفوری مربع چهار پناه می برند. بنابراین هنگامی که به ماتریس کلی آنها نگاه می کنید 90 درصد وقتشان در مربع یک و بخش اعظم 10 درصد باقی مانده, در مربع چهار سپری می شود. این شیوه زندگی کسانی است که عمرشان را با بحران سپری می کنند.
افراد تاثیر گذار خارج از چهارچوب مربع های سه و چهار عمل می کنند و بخش اعظم گذران وقتشان در مربع دو می باشد. مربع دو قلب مدیریت فردی انسان های تاثیرگذار است.
در ابتدای کار تنها جایی که می توانید برای مربع دو وقت پیدا کنید, از وقتی است که به مربع های سه و چهار اختصاص می دهید. هرچند در این حین فعالیت های مربع یک نیز کوچک می شوند ولی نمی توان از فعالیت های فوری و مهم مربع یک غفلت کرد. برای بله گفتن به مربع دو بایستی نه گفتن به سایر مربع ها را آموخت.
حال دوباره نگاهی به سوال ابتدای بحث می اندازیم: اگر واقعا قصد داشتید بر مبنایی منظم برنامه ای را پیش ببرید تا یک تفاوت مهم و بسیار بزرگ در زندگی شما روی دهد, آن فعالیت چه می بود؟ فعالیت های مربع دو این نوع تاثیر را دارند و هنگامی که آنها را انجام می دهیم, جهش های کمی مهمی در تاثیرگذاری ما صورت می گیرند.
بهترین برنامه ایکه در این راستا می توان داشت برنامه هفتگی است. سازماندهی بر اساس برنامه هفتگی بسیار بیش از برنامه روزانه نیاز به تعادل و محتوا دارد. بنظر می رسد که در فرهنگ ما هفته بعنوان یک واحد زمانی کامل جایگاه خاصی دارد. تجارت, آموزش و بسیاری از فعالیت های اجتماعی در چهارچوب هفته انجام می شوند. بعضی روزها به سرمایه گذاری و روزهایی هم به استراحت و عبادت اختصاص داده شده اند. پیروان مذاهب مختلف روزهایی را مقدس می شمارند و یک روز در هفته را برای تعالی روحی و معنوی تعطیل می کنند.
در اصطلاح مدیریت زمان معروف است که 80 درصد نتایج حاصل 20 درصد فعالیت ها هستند که این اصل معروف به اصل پارتو می باشد.»
- ۹۶/۰۹/۱۷